Qué es y cómo enviar un burofax

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Un burofax es una forma de envío utilizada cuando se quiere disponer de una prueba del envío y de la entrega de una comunicación al destinatario. Según el servicio elegido, también es posible certificar el contenido del documento. 

Se utiliza, por ejemplo, para cancelaciones, recordatorios de pago, reclamaciones, notificaciones de incumplimiento y comunicaciones relacionadas con contratos.

En comparación con un correo electrónico normal o una carta ordinaria, el burofax resulta especialmente adecuado cuando una comunicación requiere rapidez, trazabilidad y una prueba formal de su entrega, sobre todo en situaciones de carácter contractual o jurídico.

En los siguientes apartados veremos, por tanto, cómo redactar un burofax, cuánto cuesta y cómo enviarlo correctamente.

¿Cómo se redacta un burofax?

Un burofax debe indicar de forma clara, precisa y completa la comunicación o la solicitud que se quiere formalizar, exponiendo su contenido de manera directa.

Es fundamental que en el documento figuren correctamente los datos del remitente y del destinatario, la fecha, el asunto y el motivo del envío, sobre todo cuando el burofax se refiera a una cuestión contractual o jurídica. 

Además, es posible incluir en el burofax referencias a contratos, facturas, comunicaciones anteriores o plazos y, si es necesario, especificar los plazos en los que el destinatario debe responder o cumplir con una solicitud determinada.

¿Cuánto cuesta enviar un burofax?

El coste de enviar un burofax depende del servicio de envío elegido, de la modalidad de envío y de los servicios adicionales incluidos. El precio también puede variar en función de las opciones adicionales solicitadas, como:

• Acuse de recibo, para obtener una confirmación por escrito de la entrega, en la que se indiquen la persona que ha recibido el documento, la fecha y la hora;
• Certificación del contenido, que acredita el contenido del burofax y tiene valor probatorio legal frente a terceros;
• Copia certificada de la notificación;
• Otras certificaciones relacionadas con la entrega.

Para conocer el coste real del burofax, es recomendable consultar las tarifas del transportista elegido y comprobar qué servicios están incluidos en el precio y cuáles, en cambio, conllevan un coste adicional.

¿Qué hay que hacer para enviar un burofax?

El primer paso para enviar un burofax es elegir un operador que ofrezca este servicio y consultar las modalidades de envío disponibles. De hecho, dependiendo del proveedor, es posible realizar el trámite online, directamente desde tu dispositivo, o solicitar el servicio en una oficina física.

El procedimiento consiste en introducir los datos del destinatario, cargar o entregar el documento, seleccionar los servicios adicionales que se deseen y realizar el pago. Antes de confirmar el envío, es importante comprobar que los datos introducidos y el contenido de la comunicación sean correctos.

Tomemos como ejemplo el envío de un burofax a través de Correos online. El proceso se divide en unos pocos pasos:

• Acceder o registrarse en “Mi Oficina” en la página web de Correos;
• Cargar el documento en formato PDF y comprobar su contenido;
• Introducir los datos del destinatario e indicar la modalidad de entrega disponible;
• Seleccionar los servicios adicionales que se deseen, como la certificación del contenido, el acuse de recibo, la copia certificada o el comprobante electrónico de entrega;
• Comprobar los datos y confirmar el envío;
• Realizar el pago según las opciones disponibles. 

Una vez que hayas completado el trámite online, Correos recibe el documento, lo introduce en un sobre y se lo entrega al destinatario.

¿En qué situaciones se utiliza un burofax?

Veamos los casos más habituales en los que se puede utilizar un burofax:

• Rescisiones y cancelaciones: comunicar formalmente la intención de rescindir un contrato o un servicio;
• Recordatorios de pago: cuando es necesario solicitar el pago de una cantidad adeudada dejando constancia de la comunicación;
• Advertencias: instar formalmente a una persona o a una empresa a que cumpla con una obligación determinada;
• Reclamaciones: cuando se desea presentar una denuncia o realizar una solicitud a una persona o empresa;
• Comunicaciones contractuales: notificar modificaciones, incumplimientos u otras cuestiones relacionadas con un contrato;
• Relaciones comerciales: comunicación con clientes, proveedores y socios, sobre todo en lo que se refiere a contratos, pagos o reclamaciones.

Por lo tanto, el burofax puede resultar útil tanto para las necesidades de los particulares como para la gestión de las relaciones profesionales y comerciales.

La gestión de los envíos en un negocio online

Sin embargo, en un negocio online, las comunicaciones formales solo representan una parte de la gestión diaria: los pedidos, las entregas y los envíos influyen en la experiencia del cliente y en la imagen de la marca, por lo que requieren una organización adecuada, sobre todo cuando los envíos son frecuentes o se destinan a varios países.

En este contexto, plataformas como Sendago te permiten comparar las tarifas de los mejores transportistas nacionales e internacionales y elegir la solución que mejor se adapte a tus necesidades, ayudándote a reducir los gastos de envío. 

La plataforma se integra con los principales CMS y marketplaces, como WooCommerce, PrestaShop, Amazon y Shopify, lo que te permite gestionar los envíos desde un único portal, incluso cuando aumenta el volumen de pedidos.

Sendago también te permite realizar el seguimiento en tiempo real del estado de los envíos y ofrece un servicio de atención al cliente, al que se puede recurrir para recibir ayuda en la gestión de los envíos.

Fuentes:

– Artículo “¿Qué es un burofax? Descubre qué son y cómo enviar uno a través de Correos” del sitio web “Correos”
– Artículo “¿Qué es un Burofax, para qué sirve y cómo funciona?” del sitio web “Signaturit Group”
– Artículo “Qué es y cómo funciona un burofax: la guía para enviarlo, recibirlo y redactarlo con asesoramiento legal” del sitio web “Lexway”